Een Oekraïense vluchteling aannemen? Doen! Maar let op de formaliteiten

Inmiddels is duidelijk dat Oekraïense vluchtelingen sinds 1 april 2022 aan de slag mogen in Nederland als werknemer (en dus ook als uitzendkracht, want dat zijn ook werknemers met het uitzendbureau als werkgever) in Nederland op basis van een eenvoudige, twee dagen aan de start van de arbeid voorafgaande melding bij het UWV. Daarvoor verwijzen we naar de blog van onze collega’s David Wernsing en Cigdem Özcan van 31 maart 2022. Klinkt simpel en dat is het tot op zekere hoogte ook, maar let op de formaliteiten en de valkuilen!

Wij kunnen u helpen met:

• het beoordelen van de situatie / werkzoekenden / beoogde werknemer, uitzendkracht, stagiair of vrijwilliger (inclusief Waadi-check etc.)

• het melden van Oekraïense vluchtelingen bij het UWV voor arbeid, al dan niet met terugwerkende kracht (let op: er geldt een termijn tot en met 15 april 2022)

• het aanpassen of aanvullen van uw arbeidsovereenkomsten, specifiek geënt op deze doelgroep (met name de ontbindende voorwaarde en enige andere bepalingen)

• de begeleiding bij de identificatie- en verificatieplicht op grond van de Wet arbeid vreemdelingen

• het aanvragen van een verblijfsdocument voor zover nu reeds opportuun

• het oplossen van eventuele problemen die ontstaan bij het inschrijven in de BRP en dus het verkrijgen van een BSN

• bijstand bij eventuele controles door de Nederlandse Arbeidsinspectie

• algemene begeleiding bij het in dienst nemen of arbeid laten verrichten door niet EU/EER of Zwitserse onderdanen (‘derdelanders’ in het jargon)

Arbeid in loondienst door tijdelijk beschermde vluchtelingen

Allereerst moet het gaan om arbeid in loondienst. Als werknemer dus (of als uitzendkracht, want dat zijn ook werknemers met het uitzendbureau als werkgever). Maar dus niet als zelfstandige. Dat is al een belangrijke beperking. Bovendien moet het gaan om vluchtelingen die naar aanleiding van de inval van Rusland in Oekraïne dat laatste land zijn ontvlucht; Oekraïners die al jaren buiten Oekraïne wo(o)n(d)en vallen daar dus niet onder. De Nederlandse Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) houdt echter rekening met de vrije termijn van 90 uit 180 dagen voor Oekraïners, dus geldt de tijdelijke bescherming ook voor Oekraïners die hier al waren in hun vrije termijn en als gevolg van de oorlog niet terug kunnen keren. Om die reden is 27 november 2021 de gehanteerde termijn (90 dagen eerder dan 24 februari 2022).

Letterlijk uit de EU-basistekst waarop een en ander ook in Nederland is gebaseerd:

Dit besluit is van toepassing op de volgende categorieën van personen die sinds 24 februari 2022 ontheemd zijn geraakt als gevolg van de militaire invasie door de Russische strijdkrachten die op die datum begon:

a. Oekraïense onderdanen die vóór 24 februari 2022 in Oekraïne verbleven;

b. staatlozen en onderdanen van andere derde landen dan Oekraïne die vóór 24 februari 2022 in Oekraïne internationale bescherming of gelijkwaardige nationale bescherming genoten;

c. gezinsleden van de in punten a) en b) genoemde personen.

De ene Oekraïner is de andere niet

Het kan zijn dat Oekraïners op een totaal andere basis in Nederland komen werken, bijvoorbeeld op basis van de kennismigranten -of ICT regeling. Of als intra-EU dienstverrichters waarbij ze in opdracht en voor rekening van een werkgever in een andere EU-lidstaat (bijvoorbeeld Polen) – de dienstverrichter – diensten komen verrichten in Nederland voor een Nederlandse dienstenontvanger. En dan kan het nog om vluchtelingen gaan, maar vluchtelingen die hun heenkomen in Polen, Roemenië of een andere EU-lidstaat hebben gezocht en van daaruit tijdelijk diensten komen verrichten in Nederland. En dan geldt een totaal ander regime wat uitdrukkelijk onderscheiden moet worden van deze situatie. Ook daarvoor kun je bij Maes Law terecht.

Arbeidsrechtelijke voorzorgen / verblijf / het meldformulier

Vervolgens zul je dat als beoogd werkgever dus in de mate van het mogelijke en hoe pijnlijk ook voor de vluchtelingen zelf, moeten checken en schriftelijk vastleggen, bij voorkeur in de aanhef van de arbeidsovereenkomst. Verder doe je er goed aan om het verblijf te monitoren als werkgever. Nu is het zo dat er een vrije termijn geldt van 180 dagen voor Oekraïense vluchtelingen (normaal is een (visum)vrije termijn 90 uit 180 dagen). Als de oorlog niet op relatief korte termijn is afgelopen – en daar ziet het niet naar uit – dan zal dat op een gegeven moment moeten worden omgezet naar een verblijfsdocument. In Nederland denkt men daarvoor toch in de richting van asiel. Wij hadden dat, gelet op de bijzondere EU-rechtelijke grondslag, liever anders gezien en hebben als kantoor gepleit voor een reguliere verblijfsvergunning.

Het is belangrijk om daar als beoogd werkgever zicht op te houden zodat je je Oekraïense werknemers kunt informeren en (laten) begeleiden als er later iets geregeld moet worden. En dat begint met het opnemen van de aankomstdatum in de EU en – eventueel later – Nederland in de aanhef van de arbeidsovereenkomst. Een kopie van het correct en volledig ingevulde in ingestuurde meldformulier én de ontvangstbevestiging daarvan (komt later en daar hoef je niet te wachten) adviseren wij om als addendum bij de arbeidsovereenkomst op te nemen, evenals een zelfgemaakte kopie van het originele paspoort waardoor je zeker weet dat het een authentieke kopie betreft. Het kan overigens zijn dat het meldformulier nog aangevuld zal moeten worden in verband met de voornoemde verblijfsperikelen of dat er herhaald gemeld moet worden. Allemaal zaken om, bijvoorbeeld via onze website, in de gaten te houden.

Het meldformulier zelf is als het ware opgedeeld in vier delen: (1) gegevens werkgever, (2) gegevens (beoogd) werknemer, (3) gegevens huisvesting én (4) gegevens met betrekking tot de arbeidsovereenkomst. De eerste drie spreken min of meer voor zich, maar het laatste onderdeel kan vragen oproepen en daarvoor kan het verstandig zijn om even met een arbeidsrechtspecialist te schakelen. Want hoewel het om Oekraïners gaat, zal de arbeidsovereenkomst in het kader van de tijdelijke bescherming in beginsel volledig door het Nederlands recht beheerst worden, dus inclusief alle wettelijke bepalingen in het Burgerlijk Wetboek (waarvan in veruit de meeste gevallen niet kan worden afgeweken), het wettelijk of cao minimumloon, allerlei premies en vergoedingen op basis van een eventuele toepasselijke cao, eventueel verplicht gesteld pensioen, minimaal 8% vakantiebijslag, de Arbeidstijdenwet, de arbeidsomstandighedenwetgeving, dient het loon giraal te worden uitbetaald, etc.

Ongewild een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur

Niemand – en dus ook niet de (beoogde) werkgever – weet nu hoe lang die bescherming en dus de relatief vrije toegang tot de Nederlandse arbeidsmarkt zal duren. Thans is een en ander in artikel 6.5 van het Besluit uitvoering Wet arbeid vreemdelingen 2022 slechts voorzien tot en met 31 mei 2022! Dat kan nopen tot het aangaan van een tijdelijke arbeidsovereenkomst, maar de vierde is – uitzendkrachten daargelaten – van rechtswege een overeenkomst voor onbepaalde tijd. Het normale Nederlandse arbeidsrecht is immers van toepassing.

Ontbindende voorwaarde

Het is verstandig om een ontbindende voorwaarde op te nemen in de arbeidsovereenkomst: het einde van de tijdelijke bescherming is dan in beginsel ook einde arbeidsovereenkomst. Dat klinkt cru, maar als er niet meer legaal gewerkt kan worden en er zijn geen andere mogelijkheden (tewerkstellingsvergunning, verblijfsvergunning als kennismigrant, etc.), dan houdt het echt op. Je mag dan nog wel zo iemand in dienst hebben én loon betalen, maar niet meer feitelijk laten werken in Nederland. En dan zul je op een gegeven moment wel gedwongen afscheid moeten nemen, want ondanks uitspraken van de Voorzitter van de Europese Commissie, zien wij Oekraïne nog niet zo snel tot de EU toetreden. Maar goed, de wonderen zijn de wereld nog niet uit, maar daar kun je als goed werkgever niet op anticiperen.

Let wel: gelet op ons gesloten ontslagstelsel, wordt in de rechtspraak spaarzaam omgegaan met ontbindende (en opschortende) voorwaarden, dus je hebt kans dat genoemde voorwaarden niet ‘blijven plakken’ bij de rechter als het zover komt. Maar als je niets opneemt, dan weet je zeker dat je geen poot hebt om op te staan en rest eigenlijk alleen de gang naar het UWV of de Kantonrechter. Beiden zullen hoogstwaarschijnlijk wel met een beëindiging instemmen omdat ook zij rekening moeten houden met de consequenties van de Wet arbeid vreemdelingen, maar die procedures nemen altijd enige tijd in beslag gedurende welke tijd de arbeidsovereenkomst en dus ook de loonbetalingsverplichting doorlopen.

De Wet arbeid vreemdelingen

Omdat Oekraïners nog steeds niet EU / EER onderdanen zijn, vallen ze – op deze speciale toegang tot de Nederlandse arbeidsmarkt na – volledig onder de Nederlandse Wet arbeid vreemdelingen. Dus als ze bijvoorbeeld uitgezonden, gedetacheerd of anderszins voor of bij een andere ‘werkgever in de zin van de Wet arbeid vreemdelingen’ (lees: alle partijen in een keten waarbij een zuivere ketenvariant, een zuivere stervariant en een combinatie van beiden mogelijk is) werkzaam zijn, dan zal de identificatie -en verificatieprocedure ex artikel 15 Wet arbeid vreemdelingen gevolgd, gedocumenteerd en bewaard moeten worden. Zo niet, dan is er sprake van een administratieve overtreding die beboet wordt met een boete van € 1.500 per persoon of voor het geheel der overtredingen. Dat is zonde van het geld. En hou wat dat betreft ook de registratieplicht op grond van de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (Waadi) in de gaten als er sprake is van in / uitlening. Een verplichting waar makkelijk aan voldaan kan worden met relatief hoge boetes als dat niet in orde is. Ook weer zonde van het geld.

Overgangsrecht

De regeling van 29 maart 2022 werkt terug tot en met 4 maart 2022. Er geldt een overgangsperiode tot en met 15 april 2022 waarin werkgevers nog een melding kunnen doen, zelfs als de werkzaamheden al zijn aangevangen op of na 4 maart 2022. Vanaf 16 april 2022 geldt de normale regel van artikel 2a Wet arbeid vreemdelingen: twee werkzagen voor aanvang van de werkzaamheden melden.

Niet of niet tijdig melden kan gekwalificeerd worden als een administratieve overtreding waardoor een boete van, ‘slechts’ € 1.500 per tijdelijk beschermde vluchteling geldt. Maar we zouden ons zomaar kunnen voorstellen dat de Nederlandse Arbeidsinspectie (voorheem Inspectie SZW) zich op het standpunt gaat stellen dat niet melden ex artikel 2, lid 1 van de Wet arbeid vreemdelingen laat ‘herleven’ waardoor er sprake zou zijn van illegale tewerkstelling waarvoor de gebruikelijke boete € 8.000 per vreemdelingen en per werkgever in de zin van de Wet arbeid vreemdelingen bedraagt. Op de website van de Arbeidsinspectie is alleen sprake van ‘een boete’.

Tot slot

Oekraïense vluchtelingen kunnen op basis van hun papsoort worden ingeschreven in de Nederlandse Basisregistratie personen (BRP) in de gemeente waar ze (voorlopig) verblijven. Dan wordt ook het Burgerservicenummer (BSN) uitgereikt wat je nodig hebt om te kunnen verlonen en waarmee de vluchtelingen een bankrekening kunnen openen (Bunq Bank loopt daarin voorop en zou zeker onze eerste keuze zijn).

Het zal wellicht niet zo vaak voorkomen, maar ook niet-Oekraïners die op 24 februari 2022 rechtmatig en permanent in Oekraïne woonden en zijn gevlucht, kunnen onder de tijdelijke bescherming vallen. Dat compliceert de zaken enorm, dus daarvoor dien je echt contact op te nemen met een specialist!

Tewerkstelling van alle Oekraïners zonder tewerkstellingsvergunning zal gedurende een zekere periode – thans tot en met 31 mei 2022 – worden toegestaan in het kader tewerkstelling op grond van het nieuwe artikel 6.5, dan wel in het kader van de vrijstellingen uit de artikelen 3.2 (stage) of 7.8 (vrijwilligerswerk) van het Besluit uitvoering Wet arbeid vreemdelingen 2022. Dat moest specifiek bepaald worden omdat het daar gaat om arbeid die niet op basis van een arbeidsovereenkomst wordt verricht, wat artikel 6.5. van het Besluit uitvoering Wet arbeid vreemdelingen 2022 wel vereist.

Wil je een beroep op ons doen of heb je een vraag dan wel meer informatie nodig? Neem dan gerust contact op met ons team corporate immigration (David Wernsing, Drenusha Hoxha, Cigdem Özcan, Thom Schot of Bart Maes) dan wel met ons team arbeidsrecht (Elise Bink, Tessa Lust of Kelly van Baarle). We staan voor je klaar!

De informatie over de status van mensen met de Oekraïense nationaliteit verandert snel. Hou daarom onze website en het nieuws in de gaten. Deze blog is opgesteld aan de hand van de laatst beschikbare informatie op 13 april 2022. Hoewel aan onze blogs de grootst mogelijke aandacht wordt besteed, kunnen aan geen van onze blogs – dus ook deze niet – rechten worden ontleend en wordt elke aansprakelijkheid voor onverhoopte fouten of onvolledigheden bij voorbaat van de hand gewezen.