Identificatieplicht op de werkvloer bij derdelanders

In Nederland geldt een identificatieplicht, óók voor werkgevers. Voor derdelanders die binnen jouw organisatie tewerkgesteld worden, moet je als werkgever de identiteit hebben vastgesteld voor aanvang van de tewerkstelling. De identificatieplicht voor werkgevers bestaat uit de verificatieplicht, bewaarplicht en zorgplicht. Hoe zorg je dat je voldoet aan de identificatieplicht? Miriam en David vatten het voor je samen.

Kort samengevat betekent de identificatieplicht dat iedereen van 14 jaar en ouder zich moet kunnen identificeren met een geldig identificatiebewijs indien een bevoegd persoon hiernaar vraagt. Tot een geldig identificatiebewijs worden gerekend:

• Paspoort;

• Europese identiteitskaart;

• Verblijfsdocument; of

• Rijbewijs.

Nederlandse werkgevers zijn zowel bevoegd als verplicht tot het naleven van de identificatieplicht. Voor iedereen die binnen jouw organisatie tewerkgesteld wordt, geldt dat je als werkgever de identiteit moet vaststellen vóór aanvang van de tewerkstelling. Ook moet iedere werknemer de mogelijkheid krijgen zichzelf op de werkvloer te identificeren als er controle wordt uitgevoerd door de belastinginspecteur, de Nederlandse Arbeidsinspectie of de IND.

De identificatieplicht bestaat voor werkgevers uit 3 onderdelen:

• Verificatieplicht;

• Bewaarplicht; en

• Zorgplicht.

De Rijksoverheid vat op haar website samen op welke wijze werkgevers invulling moeten geven aan deze identificatieplicht. Omdat het hier een samenvatting betreft, komen niet alle aspecten aan bod. Met name de aanvullende voorwaarden en uitzonderingen die gelden bij de tewerkstelling van werknemers met een nationaliteit van buiten de EU/EER en Zwitserland (derdelanders) worden grotendeels buiten beschouwing gelaten. Ook op dit kanaal blijft het immigratierechtelijke aspect van de schijf van vijf – zoals in onze eerdere blog al benoemd – onderbelicht.

Aangezien de personeels- en salarisadministratie wel aan deze aanvullende voorwaarden dient te voldoen, is het voor HR & Payroll professionals van belang op de hoogte te zijn van deze voorwaarden. Immers, alleen dan kunnen deze correct worden toegepast. Hieronder volgt een toelichting op de aanvullende voorwaarden die van belang zijn bij de tewerkstelling van derdelanders.

Verificatieplicht

Het identiteitsbewijs van de werknemer moet gecontroleerd worden voor aanvang van de werkzaamheden. Dit geldt zowel voor de werkgever als voor de opdrachtgever in het geval van ter beschikking gestelde arbeidskrachten.

Een paspoort, Europese identiteitskaart of verblijfsdocument worden beschouwd als geldige documenten om zich mee te identificeren. Hoewel een rijbewijs veelal als geldig identiteitsbewijs wordt beschouwd, geldt dit niet de vaststelling van de identiteit van de werknemer. Reden hiervoor is dat de nationaliteit op het rijbewijs ontbreekt.

Bij iedere werknemer moet het identiteitsbewijs aantoonbaar gecontroleerd worden op de volgende punten:

• Pasfoto stemt overeen met de persoon die het identiteitsbewijs toont;

• Fysieke kenmerken als lengte en leeftijd kloppen met die van de werknemer;

• Handtekening stemt overeen;

• Nationaliteit staat op het document vermeld;

• Het betreft een geldig document bij datum in diensttreding.

Waar het bij een werknemer van binnen de EU/EER voldoende is het identiteitsbewijs te controleren bij aanvang van de werkzaamheden, zal bij een derdelander gedurende het gehele dienstverband een doorlopende controle moeten plaatsvinden. Telkens wanneer het identiteitsbewijs zijn geldigheid dreigt te verliezen, zal de werknemer een vervangend document moeten tonen die de werkgever op haar beurt moet verifiëren. Dit identiteitsbewijs moet naast bovenstaande kenmerken ook aantonen dat de persoon in kwestie arbeid in Nederland mag verrichten. Uiteraard onder dezelfde voorwaarden als dat de arbeid daadwerkelijk bij de werkgever verricht wordt. Deze verplichting geldt zowel voor de werkgever als de opdrachtgever.

Bewaarplicht

De werkgever is verplicht een kopie van het identiteitsbewijs in zijn administratie te bewaren. Deze plicht bestaat tot minstens 5 jaar na afloop van het kalenderjaar waarin het dienstverband is beëindigd. Hierbij geldt wederom dat het bij de meeste werknemers voldoende is dit eenmalig te doen, namelijk bij in diensttreding. Bij derdelanders geldt dat bij verstrijken van de geldigheid van het document waarmee de werknemer kan aantonen dat hij werkzaamheden voor deze werkgever mag verrichten een kopie van het nieuwe document in de administratie moet worden opgenomen.

Worden derdelanders ter beschikking gesteld aan een andere werkgever? Ook dan gelden er aanvullende regels. Zowel formele als feitelijk werkgevers dienen gedurende het gehele dienstverband aan te kunnen tonen dat deze werknemers rechtmatig in Nederland mogen verblijven en werken.

In artikel 15 lid 1 Wet arbeid vreemdelingen (Wav) is de volgende bepaling opgenomen: wanneer een werkgever een derdelander werkzaamheden laat uitvoeren bij een andere werkgever, dan dient eerstgenoemde de andere werkgever te voorzien van een geldig reisdocument én een kopie van de geldige verblijfsvergunning en/of een kopie van de geldige tewerkstellingsvergunning. Lid 2 van ditzelfde artikel regelt vervolgens dat de feitelijk werkgever deze documenten in de administratie moet en mag opnemen.

Let wel, voor Turkse onderdanen geldt hierop weer een uitzondering. Hoewel de opdrachtgever ten alle tijden dient te controleren of deze werknemers beschikken over een geldig verblijfsdocument en/of geldige tewerkstellingsvergunning, mogen zij geen kopie hiervan opnemen in hun administratie. Dit komt voort uit het Associatieverdrag tussen de Europese Unie en Turkije, ook aan dit Associatieverdrag zullen wij binnenkort een blog wijden. Deze werkwijze vertoont overeenkomsten met de wijze waarop dient te worden omgegaan met de identificatieplicht van ter beschikking gestelde uitzendkrachten van binnen de EU/EER, met als toevoeging dat de opdrachtgever opnieuw moet verifiëren zodra het initiële verblijfsdocument en/of de tewerkstellingsvergunning zijn geldigheid verliest.

Anoniementarief

Opvallend is dat veel salarisadministrateurs in de veronderstelling zijn dat zij geen rol spelen in een compliant uitvoering van de identificatieplicht. Deze controles dienen immers al voor aanvang van de werkzaamheden te worden uitgevoerd en zijn vaak belegd bij de HR afdelingen en personeelsadministratie. Toch is er ook voor salarisadministrateurs een belangrijke rol weggelegd in het geheel, namelijk die van poortwachter. Deze rol wordt in Artikel 26b Wet op de loonbelasting 1964 mooi omschreven. In dit artikel is namelijk opgenomen dat het anoniementarief dient te worden toegepast op het moment dat (onder andere) een geldige verblijfsvergunning en/of tewerkstellingsvergunning ontbreekt.

Waar veel salarissoftware al een controle uitvoeren op het ontbreken van een BSN waardoor de salarisadministrateur in kwestie een melding krijgt dat het anoniementarief moet worden toegepast, ontbreekt deze melding bij de meeste organisaties voor het ontbreken van een geldige verblijfsvergunning en/of tewerkstellingsvergunning. En als deze melding er al zou zijn, wat is dan de actie die hierop volgt? Idealiter zou dat niet het toepassen van het anoniementarief zijn, maar een actieve melding richting HR en/of de personeelsadministratie dat de werknemer in kwestie op basis van de beschikbare informatie geen arbeid mag verrichten.

Salarisadministrateurs spelen niet alleen een belangrijke rol in het compliant uitvoeren van de identificatieplicht op de werkvloer, zij hebben ook een sleutelrol in een juiste verwerking bij bijvoorbeeld de urenverwerking van internationale studenten met een bijbaan. Dit specifieke verblijfsdoel komt tezamen met de verblijfsdoelen ‘Arbeid in loondienst’ en ‘Zoekjaar’ aan bod in ons volgende blog.

Meer weten over dit onderwerp? Neem dan even contact op met David Wernsing. Hij helpt je graag verder!