HR, Payroll en de tewerkstelling van derdelanders
Immigratie is vaak onderbelicht binnen organisaties en een werkwijze over hoe om te gaan met derdelanders ontbreekt in veel gevallen. Terwijl veel organisaties toch minstens één derdelander tewerkstellen. Waar moet je allemaal op letten? Miriam Berendes-Currey en David Wernsing zetten een aantal belangrijke punten op een rijtje.
HR & Payroll wordt binnen bedrijven op verschillende manieren ingevuld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de afdelingen recruitment, personeelsadministratie en salarisadministratie.
Iedere afdeling speelt een belangrijke rol in het compliant uitvoeren van de wet- en regelgeving die voor alle werkgevers geldt. Wij spreken ook wel over de ‘Schijf van 5’:
Arbeidsrecht;
Fiscaliteit;
Sociale zekerheid;
Pensioen; en
Immigratie.
Verreweg de meeste organisaties zijn zich bewust van de eerste 4 pijlers en hebben hun interne processen hiervoor ingericht. De 5e pijler – immigratie – is daarentegen vaak onderbelicht en een werkwijze over hoe om te gaan met derdelanders ontbreekt in veel gevallen. Terwijl veel organisaties minstens één derdelander tewerkstellen. Tewerkstellen is onder de Wet arbeid vreemdelingen heel breed gedefinieerd – voor iedere persoon die arbeid verricht voor jouw organisatie, is jouw organisatie werkgever.
Met name voor partijen die in zo'n keten betrokken zijn (en dus niet perse de formele werkgever hoeven te zijn) lopen hierdoor een aanzienlijk groter risico om een boete opgelegd te krijgen bij onverhoopte illegale tewerkstelling van derdelanders. Je hebt het immers niet altijd zelf in de hand en voor een groot deel onttrekt het zich ook aan jouw waarnemingsveld.
Een concreet voorbeeld: jouw organisatie huurt een glazenwassersbedrijf in die een illegaal werkende uitzendkracht naar jullie toestuurt om de ramen te lappen. Met een feilloos gevoel voor timing staat de Nederlandse Arbeidsinspectie op de stoep. Zowel het glazenwassersbedrijf, het uitzendbureau als u zullen een boete krijgen voor illegale tewerkstelling.
Hoe weet je als HR & Payroll professional aan welke voorwaarden jouw werknemer moet voldoen en welke (aanvullende) plichten jij als werkgever hebt? Om dat te kunnen bepalen, is het van belang te weten wie aan welke voorwaarden moet voldoen.
Veel mensen denken bij de tewerkstelling van derdelanders aan arbeidsmigranten die door de werkgever zelf naar Nederland worden gehaald. Terwijl dit slechts een beperkt aandeel van de in Nederland werkzame derdelanders betreft. Maar wie worden dan bedoeld met derdelanders?
“Een derdelander is een persoon met een andere nationaliteit dan die van één van de lidstaten van de Europese Unie, Noorwegen, IJsland, Liechtenstein of Zwitserland.”
Hier vallen dus ook personen onder die een verblijfsvergunning hebben voor een ander doel dan arbeid. Denk hierbij aan internationale studenten, asielzoekers, zelfstandigen, verblijf bij partner of gezin en zoekjaar. Ook voor deze groep werknemers zijn er specifieke aandachtspunten voor zowel de personeels- als salarisadministratie. De verschillende voorwaarden per verblijfsdoel kunnen van invloed zijn op de hoogte van het te betalen salaris, het maximaal aantal uren dat gewerkt mag worden, welke documenten in de administratie moeten worden opgenomen en welke instantie wanneer te informeren. Al die verschillende types blijken onder andere uit de arbeidsmarktaantekening op de achterkant van de verblijfsvergunning.
En wat nu als daar staat ‘Arbeid in loondienst. Arbeid vrij toegestaan. TWV niet vereist’? Stiekem zijn hier voor een werkgever toch meerdere voorwaarden aan verbonden om illegale tewerkstelling te voorkomen dan de omschrijving in eerste instantie doet vermoeden.
Zijn dit redenen om af te zien van de tewerkstelling van derdelanders? Nee, zeker niet! In een tijd waarin diversiteit en inclusie hoog op de agenda staat van veel organisaties zijn deze groep werknemers juist een verrijking en met de hoeveelheid openstaande vacatures liggen er zelfs kansen voor organisaties. Ook vakinhoudelijk ontstaat de kans voor HR & Payroll professionals zich te specialiseren in een samenleving die steeds meer internationaal georiënteerd is. Reden te meer dus om deze groep werknemers te omarmen en de wet- en regelgeving in de werkprocessen te integreren.
De komende weken zullen de blogs dieper ingaan op een aantal onderdelen die relevant zijn bij de tewerkstelling van derdelanders. Met volgende week eerst aandacht voor de Identificatieplicht bij derdelanders.
Meer weten over dit onderwerp? Neem dan even contact op met David Wernsing. Hij helpt je graag verder!