Deel 1: Is de leaseauto van je werknemer inmiddels een arbeidsvoorwaarde?
Bij een financiële of bedrijfseconomische noodzaak of bij een functiewijziging kun je als werkgever besluiten over te gaan tot inname van de leaseauto. De leaseauto kan echter in beginsel niet worden ingenomen als deze als een arbeidsvoorwaarde gekwalificeerd kan worden. Wanneer is daarvan sprake? En hoe kun je dit als werkgever voorkomen? Deze vragen worden in dit blog beantwoord.
Voorwaarden
Afspraken over de leaseauto kunnen worden opgenomen in de arbeidsovereenkomst of gebruikersovereenkomst. Hierin kan opgenomen worden dat de werknemer ieder jaar moet voldoen aan de gestelde zakelijke en privé-kilometergrens. De werkgever kan ook het recht op de leaseauto koppelen aan de functie en/of aan een bepaalde periode. Voldoet de werknemer vervolgens niet (meer) aan de voorwaarden, dan zal in beginsel het gebruiksrecht op de leaseauto niet meer bestaan. Het is immers voor de werknemer duidelijk onder welke voorwaarde(n) de leaseauto is toegekend.
Er ontstaat meestal pas een geschil wanneer de werkgever een leaseauto heeft verstrekt zonder hierover duidelijke afspraken te maken. Het kan ook voorkomen dat duidelijke afspraken zijn gemaakt, maar de werkgever heeft nagelaten vanaf de aanvang van het gebruik van de leaseauto duidelijk te communiceren dat het verstrekken van de leaseauto is gebonden aan voorwaarden. Discussies kunnen ook ontstaan doordat een werkgever heeft nagelaten te controleren of de werknemer (nog steeds) voldoet aan de gestelde voorwaarde(n). Voldoet de werknemer namelijk niet aan de gestelde voorwaarde(n), dan volgt uit rechtspraak dat van de werkgever wordt verwacht dat hij dit communiceert met de werknemer. Daarnaast dient hij het beleid te handhaven. Doet de werkgever dit niet of onvoldoende dan kan de leaseauto in bepaalde gevallen als 'verworven recht' worden aangemerkt. Dit betekent dat de leaseauto in bepaalde gevallen een arbeidsvoorwaarde is geworden en is het aanpassen of intrekken ervan niet toegestaan. Wat dit concreet betekent wordt besproken in de volgende blog (deel 2), over het eenzijdig wijzigen van arbeidsvoorwaarden door de werkgever.
Leaseauto: verworven recht
De vraag of de leaseauto een arbeidsvoorwaarde (een verworven recht) is geworden, wordt aan de hand van een arrest van de Hoge Raad uit 2018 beantwoord. Per individueel geval zal bekeken moeten worden of is voldaan aan onder andere deze gezichtspunten:
Gebruikt de werknemer de leaseauto ook in privé?
Heeft de werknemer een tankpas tot zijn beschikking?
Betaalt de werkgever de brandstof ook voor privégebruik?
Hoe lang heeft de werknemer de leaseauto tot zijn beschikking?
Hoe hebben beide partijen over en weer gecommuniceerd en welke verwachtingen had de werknemer dus mogen hebben?
Bovenstaande gezichtspunten zijn in de arresten van het Gerechtshof ’s-Hertogenbosch (12 oktober 2021) en het Gerechtshof Amsterdam (28 juli 2020) aan de orde gekomen.
Leaseauto is wel een arbeidsvoorwaarde
Het Gerechtshof Amsterdam oordeelde dat een leaseauto een arbeidsvoorwaarde is geworden indien:
Bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst of bij een wijziging van de functie uitdrukkelijk is overeengekomen.
In de gevallen dat de leaseauto tien jaar ter beschikking is gesteld (de leaseovereenkomst was voor vijf jaar aangegaan en ten minste tweemaal automatisch verlengd). In dit geval mochten de werknemers er gerechtvaardigd op vertrouwen dat zij de resterende tijd van hun arbeidsovereenkomst recht zouden hebben op een leaseauto. Door de automatische verlenging is namelijk niet gecommuniceerd dat het recht op de leaseauto (en de verlenging ervan) is gebaseerd op (andere) voorwaarden.
Leaseauto is geen arbeidsvoorwaarde
Het Gerechtshof ’s-Hertogenbosch beoordeelde aan de hand van de gedragslijn, en hetgeen werkgever en werknemer tegenover elkaar hadden verklaard, of de leaseauto van de betreffende werknemer een arbeidsvoorwaarde was geworden. De werknemer in kwestie had 13,5 jaar de leaseauto tot zijn beschikking gehad, in het personeelshandboek waren de voorwaarden hiervoor opgenomen, waaronder een kilometercriterium van 12.000 km. Deze voorwaarden gingen over op de nieuwe werkgever toen het bedrijf werd overgenomen. De werknemer stelde dat hij uit het gedrag van de werkgever kon afleiden dat het kilometercriterium niet meer gold. Het hof trok de conclusie dat de nieuwe werkgever bij herhaling had gecommuniceerd dat het verstrekken van de leaseauto aan voorwaarden was gebonden en dus geen sprake was van een ‘verworven recht’. De volgende overwegingen zijn hierbij van belang:
De werkgever had twee keer de zakelijke kilometers gecontroleerd (het maakte geen verschil dat de controle alleen de eerste jaren had plaatsgevonden).
Zowel de eerste als nieuwe werkgever aan de werknemer heeft bevestigd dat het recht op de leaseauto is gebaseerd op het aantal gereden zakelijke kilometers.
Dat de nieuwe werkgever heeft medegedeeld dat de werknemer voor de duur van zijn huidige leaseovereenkomst de leaseauto kon behouden en de werknemer hiertegen niet heeft geprotesteerd.
Conclusie
De vraag of de leaseauto inmiddels een arbeidsvoorwaarde is geworden, is niet in algemene zin te beantwoorden. Dit hangt af van verschillende gezichtspunten uit de rechtspraak. Op basis van de genoemde gezichtspunten uit deze blog, hebben wij de volgende tips: maak duidelijke afspraken met je werknemer, maar belangrijker nog, controleer periodiek de gemaakte afspraken en handhaaf deze ook. Zorg ervoor dat de verlenging van de leaseauto niet automatisch plaatsvindt. Dit doe je door duidelijk te communiceren richting je werknemer dat het recht op de leaseauto wordt verlengd onder voorwaarde(n). Bijvoorbeeld door je werknemer een Excelsheet te laten invullen met het aantal verwachte zakelijke en privé-kilometers. Of neem de afspraken op in een gebruikersovereenkomst en bespreek deze met je werknemers bij iedere verlenging. Heb je al een gebruikersovereenkomst? Wil je meer weten over dit onderwerp? Neem gerust contact op met onze arbeidsrechtspecialisten.