Handhaving op plichten als erkend referent

Is jouw organisatie (erkend) referent voor een vreemdeling? En voldoe je niet aan de administratie-, informatie-, en/of zorgplicht? Dan bestaat de kans dat de IND een boete oplegt. Benieuwd naar wat deze plichten inhouden en wanneer er een boete opgelegd kan worden? Lees dan snel verder!

Sinds de invoering van de Wet Modern Migratiebeleid (MoMi) in juni 2013 is het mogelijk – en in sommige gevallen zelfs vereist – dat een werkgever de status van erkend referent aanvraagt bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Als het erkend referentschap wordt toegekend, beschouwt de IND de organisatie als een betrouwbare partner van de IND, met als gevolg dat de erkend referent voordelen geniet: o.a. de reguliere, wettelijke termijn voor het beslissen op aanvragen van 3 maanden wordt verkort naar 2 weken, er zijn minder bewijsstukken nodig voor een aanvraag voor een verblijfsvergunning en deze aanvragen kunnen digitaal worden ingediend.

MoMi-plichten
Als (erkend) referent ben je (mede) verantwoordelijk voor de vreemdeling die naar Nederland wordt gehaald. De IND houdt toezicht op de erkend referent om na te gaan of de plichten die horen bij deze verantwoordelijkheid worden nagekomen en als dat niet het geval is daarop te handhaven. De plichten die referenten hebben ten opzichte van de IND op grond van de Wet MoMi, zijn:

• Administratieplicht;

• Informatieplicht; en

• Zorgplicht.

Administratieplicht
De erkend referent moet alle mogelijk relevante informatie betreffende haar erkend referentschap en de vreemdelingen die zij in dienst heeft in haar administratie bewaren op de plaats waar de erkend referent haar kantoor houdt. Hiervoor bestaat een bewaarplicht van 5 jaar vanaf het moment dat zij geen (erkend) referent meer is van de vreemdeling. Hierbij moet ten minste gedacht worden aan (geldige) documenten, zoals een paspoort, verblijfsvergunning(en), (arbeids)overeenkomsten en salarisstroken van de vreemdeling. Maar ook een kopie van de beslissing waarin het erkend referentschap aan de organisatie is toegekend valt onder deze plicht. Voor een volledige lijst kan je altijd even vrijblijvend contact opnemen met ons.

Wanneer de IND om informatie verzoekt die wordt bewaard in de administratie van de erkend referent, dan moet die informatie in beginsel binnen 4 weken na het verzoek schriftelijk aan de IND worden verstrekt. Lukt dat niet, dan neemt de IND aan dat de stukken zich niet in de administratie bevinden van de erkend referent.

Informatieplicht
Iedere wijziging in de situatie van de vreemdeling of erkend referent die effect kan hebben op de verblijfsvergunning van de vreemdeling of het erkend referentschap dient te worden gemeld aan de IND. Hierbij moet ten minste gedacht worden aan de situaties waarin de vreemdeling niet meer werkzaam is bij de erkend referent, het loon van de vreemdeling niet meer voldoet aan het voor hem / haar toepasselijk salariscriterium, het salaris van de vreemdeling niet, te laat of minder dan het toepasselijke salariscriterium is uitbetaald tot aan situaties dat er sprake is van een wijziging in de samenstelling van de aandeelhouders van de onderneming. Kortom allerhande situaties vallen onder deze MoMi-plicht.

De erkend referent dient de IND binnen 4 weken te informeren. De 4 weken termijn gaat in op het moment dat de referent of de vreemdeling kennis heeft – of kan hebben – van de situatie die gemeld dient te worden, dan wel 4 weken nadat het te melden feit heeft plaatsgevonden. Er is één uitzondering hierop; de verhuizing van het adres waarop de erkend referent de administratie voert, die moet binnen 2 weken worden doorgegeven.

Zorgplicht
De erkend referent draagt zorg voor een zorgvuldige selectie en werving van de vreemdeling en informeert de vreemdeling over zijn of haar rechten en plichten in Nederland. Wanneer  is voldaan aan deze zorgplicht wordt niet in algemene zin beantwoord door de wetgever, noch door het vastgelegde beleid van de IND. Het gaat hier dus om een open norm en een inspanningsverplichting.

Desondanks staat de IND erom bekend veel eisen te stellen aan bovengenoemde zorgplicht. Geadviseerd wordt daarom om in ieder geval alle stukken omtrent werving en selectie te bewaren in de administratie, naast de al op grond van de administratieplicht verplichte stukken.

Handhaving
Wanneer de erkend referent zijn MoMi-plichten niet nakomt, kan de IND een boete opleggen van ten hoogste € 3.000,00 per overtreding per vreemdeling. De IND kan– afhankelijk van de ernst van de overtreding en de verblijfsrechtelijke gevolgen van de overtreding – besluiten direct een boete op te leggen, zonder eerst te waarschuwen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer er sprake is van een overtreding van de informatieplicht of zorgplicht in zo’n mate dat de verblijfsvergunning van de vreemdeling zou worden ingetrokken indien dit is gemeld aan de IND. Het effect van de overtreding op het verblijfsrecht is de maatstaf waar de IND de hoogte van de boete langs legt.

De IND kan zelfs een stap verder gaan indien de erkent referent de MoMi-plichten meerdere malen overtreedt of als er sprake is van een ernstige overtreding. In een dergelijk geval kan de IND overgaan tot opschorten of intrekken van het erkend referentschap, omdat het vertrouwen door de erkend referent is geschaad. Dit kan problematisch zijn voor organisaties die gebruik willen maken van de kennismigrantenregeling, zonder tussenkomst van een payrollorganisatie. De werkgever die een kennismigrant naar Nederland wil halen moet immers de status van erkend referent hebben. Des te meer reden om te blijven voldoen aan alle plichten voor de op dit moment werkzame en toekomstige kennismigranten.

Omdat voorkomen altijd beter is dan genezen, bieden wij de mogelijkheid aan om een audit uit te voeren op een (selectie) van de personeelsdossiers van de kennismigranten binnen jouw organisatie. Uiteraard hebben we nog andere tips en tricks om (beter) te gaan voldoen aan de MoMi-plichten. Indien je daar nieuwsgierig naar bent, neem dan gerust contact op met David Wernsing, Drenusha Hoxha, Thom Schot of Cigdem Özcan.